Vous souhaitez gérer efficacement votre entreprise ? Arrêtez de perdre votre temps
Êtes-vous un homme d’affaires avec un style de vie actif ?
Vous cherchez à développer et agrandir votre entreprise ?
Jetons un coup d'œil à comment se déroule votre journée de travail typique.
Tout d’abord, quelques mots sur les projets et les idées. Peut-être que le calendrier ressemble à ceci.
- Rencontre avec un fournisseur alternatif et discussion sur des conditions de travail plus favorables - 1 heure.
- Analyse des résultats financiers de l’entreprise du mois dernier – 2 heures.
- Vérification des articles préparés pour publication sur une ressource Web – 1 heure.
- Choisir un séminaire thématique pour vos collaborateurs – 1 heure.
- Revue des produits et technologies proposés par votre concurrent - 1 heure.
- Participation à la présentation publique de votre partenaire dans un parc d'exposition à proximité – 2 heures.
Qu’auras-tu le temps de faire en réalité ?
- Réponses aux questions des subordonnés – 2 heures.
- Résoudre des situations conflictuelles en équipe – 2 heures.
- Conversations téléphoniques inutiles et peu utiles – 2 heures.
- Boire du café pour tenter de se concentrer sur le travail – 2 heures.
Si vous vous reconnaissez dans cet exemple allégorique, alors cet article vous sera non seulement intéressant, mais aussi très utile.
Alors, que doit faire un leader efficace pour passer son temps le plus efficacement possible ?
1. Perdez-vous. La première méthode est simple, comme tout ce qui est ingénieux : devenir inaccessible. Certains gestionnaires estiment que s'ils ne contrôlent pas personnellement le processus, tout tombera certainement en ruine.
C'est tout à fait faux ; de nombreux hommes d'affaires prospères peuvent même se permettre de partir... en voyage à travers le monde, alors que leurs entreprises fonctionnent activement et réalisent des bénéfices en ce moment.
Les statistiques montrent que la « participation » la plus équilibrée au travail de l'équipe est la répartition suivante : 80 % des problèmes que vos subordonnés résolvent eux-mêmes, 20 % ils se coordonnent avec vous. Lorsque vous introduirez ces « standards » dans votre entreprise, vous verrez que votre équipe deviendra plus productive.
En effet, vous pouvez désormais faire des choses importantes sans être interrompu par des explications triviales et sans découvrir qui a raison et qui a tort.
Il existe deux options pour habituer le personnel à de telles innovations : cesser de venir au bureau pendant un certain temps et travailler à domicile, ou travailler au bureau à huis clos. Convainquez vos employés que derrière cette porte inhabituellement fermée se trouve non pas leur leader bien-aimé, mais un dragon cracheur de feu, capable d'incinérer quiconque passe la tête dans le bureau, sauf en cas d'absolue nécessité.
2. Arrêtez de répondre aux appels téléphoniques. Cela peut vous surprendre, mais votre téléphone est le plus grand ennemi de la productivité. Beaucoup de gens pensent qu’ils doivent répondre à tous les appels entrants de peur de rater quelque chose d’important.
En fait, dans 99% des cas, tout cela n'a aucune importance et pourrait facilement attendre la fin de la journée de travail, voire... le week-end suivant. Mais à chaque fois, vous êtes distrait du processus de travail et parlez avec l'abonné.
Même si vous envisagez de décrocher le téléphone pour informer l'autre personne que vous êtes occupé et demander à l'appeler plus tard, vous réduisez quand même considérablement la vitesse de votre travail.
Tous les appels entrants doivent subir un filtrage global avant de parvenir à votre oreille. Utilisez une secrétaire embauchée ou une messagerie vocale. Créez une liste minimale de personnes VIP dont vous recevrez des appels entrants urgents. Les appels restants doivent être enregistrés pour un éventuel rappel ultérieur.
3. Organisez le contrôle des e-mails, des messages d'entreprise et des appels de vos subordonnés. Vous pensez peut-être que communiquer à l’aide de ces outils de communication aidera vos subordonnés à travailler plus efficacement. En fait, tout cela réduit considérablement leur productivité. Réglez le nombre de fois par jour où un employé peut vous contacter pour une question ou une demande.
Après tout, lorsque vous êtes dans un avion ou à une conférence importante, votre téléphone est éteint, mais cela n'arrête pas le travail de l'entreprise. Laissez vos subordonnés « croire » que vous êtes presque toujours à une conférence qui se déroule à bord d’un avion. Et en même temps, ils apprennent à prendre des décisions et à trouver eux-mêmes des réponses. Nous ne vous recommandons pas d'arrêter d'utiliser les téléphones et les communications informatiques ; nous voulons simplement que vous soyez un maître, et non un esclave, de ces appareils.
4. Utilisez une minuterie nominale. Près de 100 % de vos conversations téléphoniques et réunions doivent se dérouler dans un laps de temps strictement défini. Nous vous conseillons d'utiliser la technique suivante.
Si vous recevez un appel entrant d'un subordonné ou d'une contrepartie, informez tout d'abord que vous êtes complètement occupé et informez que la personne dispose de 15 minutes pour vous transmettre les informations nécessaires ou obtenir des éclaircissements. Soyez poli mais impitoyable. Peu à peu, vos interlocuteurs prépareront soigneusement une conversation avec vous, sachant qu’ils ne doivent parler que des choses les plus importantes.
5. Montrez que vous êtes occupé. Votre activité doit être évidente pour les autres. Il est difficile d'exiger de la clarté et une interférence minimale de la part d'une personne dans votre « vie » lorsque vous jouez au solitaire sur l'ordinateur ou feuilletez un magazine sur papier glacé.
Il est bien évident que vos subordonnés supposeront à juste titre que vous êtes libre et prêt à leur consacrer autant de temps que vous le souhaitez.
Si vous suivez ces conseils, vous serez bientôt surpris de voir à quel point votre journée de travail s'allongera. De plus, vos subordonnés auront un excellent modèle sur la façon d’utiliser leur temps de manière productive.
Précédemment, je vous ai expliqué comment comprendre qu'un salarié n'est pas intéressé par le travail : conseil à votre patron.
