¿Quieres gestionar eficazmente tu negocio? Deja de perder tu tiempo
¿Es usted un hombre de negocios con un estilo de vida activo?
¿Está buscando desarrollar y expandir su empresa?
Echemos un vistazo a cómo transcurre en un día laboral típico.
Primero, algunas palabras sobre planes e ideas. Quizás el calendario se vea así.
- Reunión con un proveedor alternativo y discusión sobre condiciones laborales más favorables - 1 hora.
- Análisis de los resultados financieros de la empresa durante el último mes – 2 horas.
- Verificación de artículos preparados para su publicación en un recurso web: 1 hora.
- Elegir un seminario temático para sus empleados – 1 hora.
- Revisión de productos y tecnologías ofrecidas por su competidor - 1 hora.
- Asistencia a la presentación pública de su pareja en un centro de exposiciones cercano – 2 horas.
¿Qué tendrás tiempo para hacer en realidad?
- Respuestas a preguntas de subordinados – 2 horas.
- Resolución de situaciones conflictivas en equipo – 2 horas.
- Conversaciones telefónicas inútiles y de poca utilidad – 2 horas.
- Beber café en un intento de concentrarse en el trabajo – 2 horas.
Si se reconoce en este ejemplo alegórico, este artículo no solo le resultará interesante, sino también muy útil.
Entonces, ¿qué debería hacer un líder eficaz para emplear su tiempo de la manera más eficiente posible?
1. Piérdete. El primer método es simple, como todo ingenioso: volverse inaccesible. Algunos gerentes creen que si no controlan personalmente el proceso, seguramente todo se arruinará.
Esto está muy mal; muchos empresarios exitosos pueden incluso darse el lujo de ir... de viaje alrededor del mundo, mientras sus empresas están operando activamente y obteniendo ganancias en este momento.
Las estadísticas muestran que la "participación" más equilibrada en el trabajo del equipo es la siguiente distribución: el 80% de los problemas los resuelven sus subordinados ellos mismos, el 20% los coordinan con usted. Cuando introduzcas estos “estándares” en tu empresa, verás que tu equipo será más productivo.
De hecho, ahora puedes hacer cosas importantes sin ser interrumpido por explicaciones triviales y sin descubrir quién tiene razón y quién no.
Hay dos opciones para acostumbrar al personal a este tipo de innovaciones: dejar de venir a la oficina por un tiempo y trabajar desde casa, o trabajar en la oficina a puerta cerrada. Convenza a sus empleados de que detrás de esta puerta inusualmente cerrada no se encuentra su amado líder, sino un dragón que escupe fuego, capaz de incinerar a cualquiera que asome la cabeza en la oficina a menos que sea absolutamente necesario.
2. Deja de contestar llamadas telefónicas. Puede que te sorprenda, pero tu teléfono es el mayor enemigo de la productividad. Muchas personas creen que deben contestar todas las llamadas entrantes por miedo a perderse algo importante.
De hecho, en el 99% de los casos todo esto no tiene ninguna importancia y fácilmente podría esperar hasta el final de la jornada laboral, o incluso hasta… el próximo fin de semana. Pero cada vez te distraes del proceso de trabajo y hablas con el suscriptor.
Incluso si planeas levantar el teléfono para informar a la otra persona que estás ocupado y pedirle que llame más tarde, seguirás reduciendo considerablemente la velocidad de tu trabajo.
Todas las llamadas entrantes deben pasar por un control global antes de llegar a tu oído. Utilice una secretaria contratada o un correo de voz. Crea una lista mínima de personas VIP de las que recibirás llamadas entrantes urgentes. Las llamadas restantes deberán grabarse para una posible devolución de llamada posterior.
3. Organice el control sobre el correo electrónico, los mensajes corporativos y las llamadas de sus subordinados. Quizás crea que comunicarse utilizando estas herramientas de comunicación ayudará a sus subordinados a trabajar de manera más eficiente. De hecho, todo esto reduce significativamente su productividad. Regule la cantidad de veces al día en que un empleado puede comunicarse con usted con una pregunta o solicitud.
Después de todo, cuando estás en un avión o en una conferencia importante, tu teléfono está apagado, pero eso no detiene el trabajo de la empresa. Deje que sus subordinados “crean” que casi siempre se encuentra en una conferencia que se lleva a cabo a bordo de un avión. Y al mismo tiempo aprenden a tomar decisiones por sí mismos y a encontrar respuestas. No estamos recomendando que deje de usar teléfonos y comunicaciones por computadora; solo queremos que sea el amo, no el esclavo, de estos dispositivos.
4. Utilice un cronómetro clasificado. Casi el 100% de sus conversaciones telefónicas y reuniones deben tener lugar dentro de un plazo estrictamente definido. Le recomendamos que utilice la siguiente técnica.
Si recibe una llamada entrante de un subordinado o contraparte, en primer lugar, informe que está completamente ocupado e informe que la persona tiene 15 minutos para transmitirle la información necesaria o obtener aclaraciones. Sea cortés pero implacable. Gradualmente, las personas que llaman se prepararán cuidadosamente para conversar con usted, sabiendo que deben hablar solo sobre las cosas más importantes.
5. Demuestre que está ocupado. Su ocupación debe ser obvia para los demás. Es difícil exigir de una persona claridad y una mínima interferencia en su “vida” cuando está jugando al solitario en la computadora o hojeando una revista de moda.
Es bastante obvio que sus subordinados asumirán con razón que usted es libre y está dispuesto a dedicarles todo el tiempo que desee.
Si sigues estos consejos, pronto te sorprenderás de lo larga que será tu jornada laboral. Además, sus subordinados tendrán un excelente modelo a seguir sobre cómo utilizar su tiempo de manera productiva.
Anteriormente te conté cómo entender que un empleado no está interesado en el trabajo: un consejo para tu jefe.
